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預訂年會場地需要考慮哪些因素?

瀏覽次數:988來源:納楓文化

2018年,年會高峰期已經來到,你是不是還在為怎么選擇年會場地發愁?選大了太鋪張,老板不高興,選小了太小氣,員工不滿意;豪華點的怕開銷大,便宜點的怕服務差……怎樣才能面面俱到?其實選擇年會場地還是有一定的規律可循的。 選擇年會舉辦地的主要考慮因素 根據國外的相關調研發現,會議策劃者選擇會議舉辦地時主要考慮的因素包括:

(1)會議室的數量、大小和質量。

(2)可商議的食品、飲料和房價。

(3)食品服務質量。

(4)睡房的數量、大小和質量。

(5)會議支持的服務和設備。

(6)結賬程序的效率。

除此之外,在地點的選擇上還會考慮當地的治安狀況、會議地點到機場的道路情況等。

根據調查,美國的會議策劃者傾向于將會議安排在城中酒店、郊區酒店、風景區、機場酒店以及會議中心等。選擇城中酒店可以賦予參會者更多的機會參觀博物館、影劇院以及購物;而郊區酒店和風景區則為與會者提供了一個安靜、休閑、平和的世外桃源;機場酒店則適合那些快節奏的、比較緊急的會議類型;大型的會議則比較適合在中心城市的會議中心舉辦,因為一般的會議中心不提供客房,因此參會者須被安排在附近的酒店住宿。 會議場所應當“因會而異” 我國的會議策劃者則較多地選擇風景區作為會議舉辦地,如海南的三亞、云南的昆明、山東的青島、四川的九寨溝、安徽的黃山等。也有很大一部分的會議會安排在大都市。

那么國內的會議策劃者選擇會議舉辦地的考慮因素有哪些呢? 1.考慮會議類型 一般來說,大型會議會選擇在大都市舉辦,主要是便于安排食宿;舉辦培訓活動的更佳環境是專門培訓中心或旅游勝地的培訓點,在這里通常能提供專門服務人員和設施;研究和開發會議需要有利于沉思默想、靈感涌現的環境,因此需要比較安靜的場所,一般選擇郊區酒店為多;企業經銷商年會或其他性質的年會,其會議地點一般將根據會員的品位選擇一些風景名勝區;而一些重大的獎勵、表彰會議則會選擇有較高知名度的會場舉行(如人民大會堂),以顯示其非凡的意義。 2.考慮舉辦地的知名度 如果仔細觀察和分析可以發現,國內選擇頻率高的會議舉辦地往往是知名度高的旅游地或都市,這與國內參會者的個體行為有關。國內的參會者費用一般由所在單位支付,他們可以通過參會獲得免費旅游的機會,因此在選擇上會更加趨向于知名度較高的旅游地或都市。很多年會之所以每年在不同的地方舉辦,就是為了滿足會員們的旅游需要。3.考慮預算 會議通??梢苑譃闋I利性和非營利性兩類,營利性會議是指通過會議的舉辦,主辦方直接從會議中獲取一定的利潤;非營利性會議則不以會議贏利作為直接目的,如政府會議、專門學術會議、經銷商會議等。

對于非營利性會議,會議策劃者將在會議主辦方的總體預算的基礎上進行項目預算分解,確定會議項目的內容,然后決定與預算相當的舉辦地。營利性會議的策劃者則要充分考慮潛在參會人員的可接受費用預算,并據此選擇合適的會議舉辦地。


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